09:12։ «Այս պատվերը ե՞րբ ենք հանձնելու»։
09:18։ «Հաճախորդը կանխավճարը տվե՞լ է»։
09:26։ «Ո՞ւմ ասեմ, որ շարունակի»։
Դուք դեռ չեք հասցրել օրվա առաջին կարևոր գործը սկսել, բայց արդեն պատասխանել եք մի քանի հարցի, որոնց պատասխանները ընկերության ներսում կան։ Պարզապես դրանք գտնելու ամենաարագ ճանապարհը ձեր հեռախոսահամարն է։
Այս պատկերավոր իրավիճակը կարող է ծանոթ լինել արտադրամասի, սպասարկման թիմի, խանութի կամ մի քանի մասնաճյուղ ունեցող ընկերության ղեկավարին։ Աշխատանք կա, թիմ կա, պատվերներ էլ կան։ Բայց յուրաքանչյուր նոր հարց կրկին հասնում է նույն մարդուն։
Եթե երկու ժամ հեռախոսին չպատասխանեք, ո՞ր աշխատանքներն են շարունակվելու, իսկ որո՞նք են սպասելու ձեզ։
Այս հարցը լավ մեկնարկ է հասկանալու համար՝ ձեր բիզնեսում որ տեղեկությունն է հասանելի թիմին, և որն է դեռ պահվում մեկ մարդու հիշողության մեջ։
Երբ ղեկավարը դառնում է տեղեկատվության կենտրոն
Սկզբում սա բնական է։ Դուք գիտեք բոլոր հաճախորդներին, հիշում եք պայմանավորվածությունները և արագ կողմնորոշում թիմին։ Բայց բիզնեսն աճում է, ու նույն աշխատանքային ձևը սկսում է պահանջել ձեր մշտական մասնակցությունը։
Վաճառողը գիտի՝ ինչ է խոստացել հաճախորդին։ Կատարողը գիտի՝ ինչ աշխատանք է արել։ Ֆինանսական պատասխանատուն գիտի՝ ինչ վճարում է գրանցվել։ Ամբողջ պատկերը կազմելու համար պետք է այդ մարդկանց պատասխանները հավաքել։ Հաճախ այդ աշխատանքը կատարում է տնօրենը։
Կառավարման միասնական միջավայրի արժեքը հենց այստեղ է․ կարևոր տեղեկությունը կապվում է աշխատանքի հետ և հասանելի է դառնում համապատասխան պատասխանատուներին։
Մեկ պատվեր, չորս հարց
Վերցրեք ձեր ընթացիկ պատվերներից մեկը և փորձեք առանց որևէ մեկին զանգելու պատասխանել՝
- Ի՞նչ ենք խոստացել։ Արդյունքը, պայմաններն ու վերջնաժամկետը։
- Ո՞վ է հիմա պատասխանատուն։ Կոնկրետ մարդը կամ կատարողների խումբը։
- Ո՞ր փուլում է աշխատանքը։ Ինչն է ավարտված և որն է հաջորդ քայլը։
- Ի՞նչ է վճարված։ Պատվերի արժեքը, փաստացի գրանցված վճարումները և մնացորդը։
Եթե պատասխանները գտնելու համար բացում եք երեք զրույց և երկու ֆայլ, հենց այդ պատվերից կարելի է սկսել բարելավումը։
«Աշխատանքի մեջ է» պատասխանը մանրամասների կարիք ունի
Հաճախորդի համար կարևոր է՝ երբ է ստանալու արդյունքը։ Կատարողի համար՝ որն է իր հաջորդ քայլը։ Ղեկավարի համար՝ ինչն է խանգարում աշխատանքը շարժել։
Հստակ փուլերը օգնում են տարբերել այս իրավիճակները։ Օրինակ՝ «Սպասում ենք հաճախորդի հաստատմանը», «Արտադրության մեջ է», «Պատրաստ է առաքման» կարգավիճակները տարբեր գործողություններ են պահանջում։ Սրանք պայմանական օրինակներ են․ ձեր փուլերը պետք է համապատասխանեն ձեր իրական աշխատանքին։
TM Hub-ում պատվերների փուլերը կարգավորվում են ըստ ընկերության ընթացքի։ Պատվերի հետ նշվում են կատարողները և վերջնաժամկետը, իսկ ընդհանուր տախտակը ցույց է տալիս աշխատանքների բաշխումը։
Համակարգի էկրան․ պատվերները՝ մեկ ընդհանուր աշխատանքային միջավայրում։
Հաճախորդը չպետք է ամեն անգամ պատմի սկզբից
Պատկերացրեք՝ ձեր մշտական հաճախորդին այսօր պատասխանում է մեկ այլ աշխատակից։ Նա հարցնում է նախորդ պատվերի մասին և ցանկանում է շարունակել նույն պայմանավորվածությունը։
Եթե պատմությունը մնում է միայն մեկ աշխատակցի հեռախոսում, զրույցը սկսվում է ճշտումների շղթայով։ Իսկ հաճախորդի հետ կապված պատվերներն ու զանգերի պատմությունը հասանելի լինելու դեպքում թիմը կարող է շարունակել արդեն սկսված աշխատանքը։
TM Hub-ում հաճախորդի քարտը կապում է նրա պատվերները, զանգերի և ֆինանսական տվյալները՝ օգտատիրոջ իրավունքների սահմաններում։ Հաջորդ զանգը կարելի է նշանակել, որպեսզի պայմանավորված քայլը պահպանվի աշխատանքային հոսքում։
Շատ պատվերները դեռ չեն ցույց տալիս՝ որքան գումար է մուտքագրվել
Ամսվա պատկերը հասկանալու համար արժե առանձին դիտել աշխատանքի արժեքը և փաստացի վճարումները։
Պայմանական օրինակ․ ընկերությունն ունի 900 000 դրամ արժեքով պատվեր, որի համար գրանցվել է 300 000 դրամ կանխավճար։ Դա մեկ պատվեր է՝ 600 000 դրամ չվճարված մնացորդով։ Ամբողջ արժեքը որպես արդեն ստացված գումար ընկալելը կարող է խանգարել հաջորդ ծախսերը պլանավորելուն։
TM Hub-ում պատվերի հետ գրանցված վճարումները և չվճարված մնացորդը օգնում են այս տվյալները տարբերակել։ Ֆինանսական պատկերը պետք է հիմնվի փաստացի գրանցումների վրա։
Համակարգի էկրան․ հաճախորդների պարտքերն ու չվճարված մնացորդները՝ առանձին վերահսկմամբ։
Արագ ինքնաստուգում՝ ձեր թիմի համար
Հաջորդ աշխատանքային քննարկման ժամանակ վերցրեք այս հինգ հարցը։ Սա վարկանիշ կամ գիտական թեստ չէ․ այն կօգնի գտնել ձեր ընթացքի անորոշ հատվածները։
- Աշխատակիցը գիտի՞՝ որտեղ գտնել իր հաջորդ անելիքը։
- Յուրաքանչյուր ակտիվ պատվեր ունի՞ հստակ պատասխանատու։
- Հաճախորդի վերջին պայմանավորվածությունը տեսանելի՞ է նրան սպասարկող թիմին։
- Վճարումները կապվա՞ծ են համապատասխան պատվերի կամ հաճախորդի հետ։
- Ղեկավարը կարո՞ղ է տեսնել մոտ ժամկետներն առանց բոլորին հերթով հարցնելու։
Ընտրեք մեկ հարց, որի պատասխանը դեռ հստակ չէ։ Փոքր, բայց ամբողջական փոփոխությունը ավելի հեշտ է ներդնել և գնահատել։
Ինչպե՞ս սկսել՝ աշխատանքը շարունակելով
Առաջին քայլը ձեր արդեն գործող ընթացքը պարզ ձևով նկարագրելն է։ Ընտրեք մեկ հաճախորդի հարցում կամ պատվեր և հետևեք դրան մինչև ավարտը։
- Սահմանեք փուլերը։ Ի՞նչ ճանապարհ է անցնում աշխատանքը։
- Նշեք պատասխանատուներին։ Ո՞վ է կատարում և ո՞վ է որոշում հաջորդ քայլը։
- Համաձայնեցրեք տվյալները։ Ի՞նչը պետք է անպայման գրանցվի՝ ժամկետ, գումար, հաջորդ կապ կամ այլ պայման։
- Փորձարկեք մի քանի իրական գրառմամբ։ Տեսեք՝ որ հարցերն արդեն պատասխան ունեն և որտեղ դեռ ճշտում է պետք։
- Ընդլայնեք ըստ անհրաժեշտության։ Միացրեք հաջորդ գործընթացը, երբ առաջինն արդեն հասկանալի է թիմին։
Կարգավորված աշխատանքի համար կարևոր է նաև թիմի սովորությունը՝ փոփոխությունը ժամանակին գրանցել։ Ծրագիրը օգնում է պահպանել և կապել տվյալները, իսկ դրանց ճշտությունը կախված է օգտագործման կանոններից։
Մեկ հարթակ՝ տարբեր աշխատանքային ընթացքների համար
Արտադրամասի, գեղեցկության սրահի և անշարժ գույքի գործակալության առօրյան տարբեր է։ Բայց բոլորին անհրաժեշտ են հաճախորդի հետ կապ, աշխատանքի պատասխանատու, ժամկետ և արդյունքի վերահսկում։
TM Hub-ը միավորում է հաճախորդների, պատվերների, օրացույցի, ֆինանսների և թիմի կառավարման գործիքները։ Գործող Studio-ի ու Մոդուլների շուկայի միջոցով կարելի է նաև ընտրել ոլորտային աշխատանքային ընթացք՝ ըստ ձեր ընկերության համար հասանելի հնարավորությունների։
- Կահույքի արտադրամասերի համար՝ պատվերների փուլեր, կատարողներ, ժամկետներ և վճարումներ։
- Գեղեցկության սրահների համար՝ ամրագրումներ, մասնագետների գրաֆիկներ և այցելություններ։
- Անշարժ գույքի ընկերությունների համար՝ գույք, հաճախորդների պահանջներ, դիտումներ և գործարքներ։
Հնարավորությունների ընտրությունն ու կարգավորումը պետք է համապատասխանեն ձեր իրական աշխատանքին։ Դա պարզելու լավագույն ձևերից մեկը ձեր սեփական օրինակը համակարգում անցկացնելն է։
Համակարգի էկրան․ ընթացիկ աշխատանքային տվյալները՝ գլխավոր վահանակում։
Ցուցադրության եկեք ձեր ամենաանհարմար հարցով
«Ո՞ր պատվերն է ուշանում»։ «Ո՞վ պետք է այսօր զանգեր»։ «Որքա՞ն գումար դեռ պետք է ստանանք»։ «Ի՞նչ կլինի, եթե այս աշխատակիցը վաղը բացակայի»։
Ընտրեք այն հարցը, որի պատասխանը ձեր թիմում ամենաշատ ճշտումներն է պահանջում։ Ներկայացրեք ձեր ընթացքը, և միասին կքննարկենք՝ ինչպես այն կազմակերպել TM Hub-ում։
Ձեր բիզնեսը պետք է կարողանա շարունակել աշխատանքը նաև այն ժամանակ, երբ դուք զբաղված եք հաջորդ կարևոր որոշմամբ։
Հաճախ տրվող հարցեր
Երբ հաճախորդի, պատվերի, պատասխանատուի, ժամկետի և վճարման տվյալները տարբեր տեղերում են, իսկ ընթացքը հասկանալու համար թիմը մշտապես ճշտումներ է կատարում։ Սկսելու համար կարելի է ընտրել մեկ գործընթաց և գնահատել դրա կարիքները։
Հնարավորությունները կախված են ընտրված համակարգից։ TM Hub-ը հաճախորդների և պատվերների հետ միավորում է նաև օրացույցի, ֆինանսների և թիմի կառավարման գործիքներ։ Անհրաժեշտ շրջանակը որոշվում է ընկերության իրական աշխատանքով։
Գործնական մոտեցում է մեկ ամբողջական ընթացքից սկսել՝ սահմանել փուլերը, պատասխանատուներին և պարտադիր տվյալները, փորձարկել մի քանի գրառմամբ, հետո ընդլայնել կիրառումը։
Ցուցադրության համար ներկայացրեք ձեր իրական աշխատանքային սցենարը՝ հաճախորդի դիմումից մինչև կատարում և վճարում։ Այդ օրինակով կարելի է գնահատել համապատասխանությունն ու անհրաժեշտ կարգավորումները։
