Նոր կառավարման համակարգը պետք է հեշտացնի աշխատանքը։ Բայց ներդրման առաջին օրերին կարող է հակառակ պատկերը լինել․ աշխատակիցները չեն գտնում անհրաժեշտ տվյալները, պատվերները գրանցվում են երկու տեղում, իսկ ղեկավարը շարունակ լսում է՝ «հին ձևով ավելի արագ էր»։
Այս դժվարությունները նվազեցնելու համար պետք է նախապես որոշել՝ ինչ եք փոխում, ով է պատասխանատու և ինչպես է թիմը շարունակելու սպասարկել հաճախորդներին անցման ընթացքում։
Դիտարկենք՝ ինչպես կազմակերպել այդ անցումը քայլ առ քայլ։
1. Սկսեք մեկ հստակ խնդրից
«Ուզում ենք թվայնացնել բիզնեսը» ձևակերպումը չի օգնում որոշել՝ ինչից սկսել։ Փոխարենը նկարագրեք այն խնդիրը, որը խանգարում է ամենօրյա աշխատանքին։
Օրինակ՝
- Պատվերների մասին տեղեկությունները տարածված են նամակներում, հաղորդագրություններում և տարբեր աղյուսակներում։
- Վաճառողը չի կարող վստահ ասել՝ ապրանքը պահեստում կա՞։
- Պատվերի պատրաստ լինելու ժամկետը պարզելու համար պետք է զանգահարել մի քանի աշխատակցի։
- Հաճախորդի վճարումը ստացվել է, բայց պատվերի պատասխանատուն դրա մասին չգիտի։
Ընտրեք առաջին փուլում լուծելիք մեկ հիմնական խնդիր։ Այնուհետև ձևակերպեք ակնկալվող արդյունքը։
Օրինակ․ «Յուրաքանչյուր ակտիվ լիդ պետք է ունենա մեկ գրառում, պատասխանատու, ընթացիկ փուլ և համաձայնեցված ժամկետ»։
Այս ձևակերպումն արդեն օգնում է հասկանալ՝ ինչ պետք է կարգավորել համակարգում և ինչ սովորեցնել թիմին։
2. Նկարագրեք գործող աշխատանքային ընթացքը
Մինչ համակարգը կարգավորելը պարզեք՝ այսօր ինչպես է կատարվում աշխատանքը։ Այդ քննարկմանը ներգրավեք հենց այն աշխատակիցներին, որոնք ընդունում, կատարում և հանձնում են պատվերները։
Կահույքի արտադրամասի պայմանական օրինակում ընթացքը կարող է լինել այսպիսին՝
Հարցում → չափագրում → գնային առաջարկ → հաստատում → արտադրություն → առաքում → փակում
Յուրաքանչյուր փուլի համար պատասխանեք չորս հարցի․
- Ո՞վ է պատասխանատուն։
- Ի՞նչ տեղեկություն է նրան անհրաժեշտ։
- Ինչպե՞ս է պարզ դառնում, որ փուլն ավարտված է։
- Ո՞ւմ է փոխանցվում հաջորդ քայլը։
Այստեղ հաճախ բացահայտվում են խնդիրներ, որոնք ծրագրի ընտրությունից առաջ էլ լուծում են պահանջում։ Օրինակ՝ եթե ոչ ոք պատասխանատու չէ առաքման օրը հաճախորդի հետ համաձայնեցնելու համար, համակարգում «Այցելություն» փուլ ավելացնելը դեռ բավարար չէ։ Պետք է նշանակել այդ գործողության պատասխանատուին։
Սկզբնական կարգավորումները կառուցեք պարզ ու հասկանալի ընթացքի շուրջ։ Հետագայում դրանք կարելի է զարգացնել՝ իրական օգտագործման փորձի հիման վրա։
3. Նշանակեք ներդրման պատասխանատու
Թիմը պետք է իմանա՝ ում դիմել հարցերով, ով է հաստատում աշխատանքային կանոնները և ով է կապ պահում համակարգը ներդնող մասնագետի հետ։
Փոքր բիզնեսում այս դերը կարող է ստանձնել ղեկավարը կամ գործընթացներին լավ ծանոթ աշխատակիցը։ Կարևոր է, որ նա նաև ժամանակ ունենա այդ աշխատանքի համար։
Նրա հիմնական գործերն են՝
- հավաքել թիմի պահանջներն ու հարցերը,
- համաձայնեցնել առաջին փուլի սահմանները,
- կազմակերպել տվյալների ստուգումն ու ուսուցումը,
- գրանցել խնդիրները և հետևել դրանց լուծմանը։
Առանձին որոշեք նաև՝ ով կարող է հաստատել լրացուցիչ ծախս կամ աշխատանքի ընթացքի փոփոխություն։ Դա կօգնի խուսափել իրավիճակից, երբ ներդրումը կանգ է առնում չընդունված որոշումների պատճառով։
4. Պատրաստեք տվյալները տեղափոխելուց առաջ
Նոր համակարգ տեղափոխվող տվյալների որակը ազդում է աշխատանքի առաջին իսկ օրվա վրա։ Կրկնվող հաճախորդները, հնացած գները կամ սխալ մնացորդները շփոթություն են առաջացնելու նաև նոր միջավայրում։
Սկզբում որոշեք՝ ինչն է անհրաժեշտ մեկնարկի համար։ Դա կարող է ներառել՝
- գործող հաճախորդների և մատակարարների տվյալները,
- ակտիվ ապրանքներն ու ծառայությունները,
- բաց պատվերները,
- պահեստի ստուգված մնացորդները,
- չմարված վճարումների տվյալները։
Այնուհետև մաքրեք կրկնությունները, համաձայնեցրեք անվանումները և որոշեք պարտադիր դաշտերը։
Օրինակ․ եթե նույն ապրանքը մի ֆայլում նշված է «Սեղան սպիտակ», մյուսում՝ «Սպիտակ սեղան», միայն անուններով տեղափոխումը կարող է կրկնվող քարտեր ստեղծել։ Ապրանքի միասնական կոդը կօգնի նույնականացնել այն։
Մինչ ամբողջական տեղափոխումը փորձարկեք տվյալների փոքր խմբաքանակ։ Ստուգեք՝ ճիշտ են փոխանցվե՞լ գումարները, ամսաթվերը, չափման միավորները և գրառումների միջև կապերը։
Պահպանեք նաև սկզբնական տվյալների պատճենը՝ սահմանելով, թե ովքեր կարող են այն հասանելի դարձնել կամ փոփոխել։
5. Գործարկեք սահմանափակ փորձնական փուլ
Փորձնական փուլը կազմակերպեք մեկ թիմի, մասնաճյուղի կամ գործընթացի շրջանակում։ Ընտրեք այնպիսի շրջանակ, որտեղ կարելի է ստուգել սովորական աշխատանքային իրավիճակները և արագ աջակցել մասնակիցներին։
Մի սահմանափակվեք միայն հաջող ընթացքով։ Փորձարկեք նաև՝
- պատվերի փոփոխությունը,
- չեղարկումը կամ վերադարձը,
- մասնակի վճարումը,
- պատասխանատուի փոխարինումը,
- սխալ գրառման ուղղումը։
Մինչ փորձարկումը որոշեք՝ ինչ պայմաններում եք պատրաստ ընդլայնել գործարկումը։
Օրինակ՝ բոլոր փորձնական պատվերներն ունեն պատասխանատու և ժամկետ, աշխատակիցները կարողանում են ինքնուրույն կատարել հիմնական գործողությունները, իսկ վճարումների ու մնացորդների ստուգումը չբացատրված տարբերություններ չի ցույց տալիս։
Փորձնական փուլի տևողությունը կապեք ստուգվող աշխատանքների հետ։ Եթե գործընթացը ներառում է արտադրություն և առաքում, անհրաժեշտ է տեսնել նաև այդ փուլերի ավարտը։
6. Սովորեցրեք յուրաքանչյուրին իր աշխատանքի համար անհրաժեշտը
Ամբողջ համակարգի երկար ցուցադրությունից հետո աշխատակիցը կարող է դեռ չիմանալ՝ ինչպես գրանցել վաղվա պատվերը։
Ուսուցումը կազմակերպեք ըստ դերերի և իրական առաջադրանքների։
- Վաճառող — ստեղծել հաճախորդի և պատվերի գրառում, գտնել ընթացիկ կարգավիճակը։
- Պահեստի աշխատակից — գրանցել ապրանքի շարժը և ստուգել մնացորդը։
- Արտադրության պատասխանատու — տեսնել առաջադրանքները, թարմացնել փուլերն ու ժամկետները։
- Ղեկավար — գտնել ուշացումները, դիտել հիմնական ցուցանիշները և պատասխանատուներին։
Յուրաքանչյուր մասնակից թող անձամբ կատարի իր հիմնական գործողությունները փորձնական տվյալներով։ Պատրաստեք նաև կարճ հրահանգներ՝ հաճախ հանդիպող գործողությունների համար։ Ուսուցման ընթացքում աշխատակիցների հարցերը գրանցեք։ Եթե միևնույն քայլը մի քանի մարդու համար անհասկանալի է, վերանայեք նաև կարգավորումը կամ աշխատանքի կանոնը։
7. Հստակ որոշեք՝ որտեղ է պահվում վերջնական տեղեկությունը
Անցման ամենաշփոթեցնող իրավիճակներից մեկն առաջանում է, երբ նույն պատվերի տարբեր տվյալներ կան աղյուսակում, համակարգում և հաղորդագրությունների խմբում։
Յուրաքանչյուր գործարկվող գործընթացի համար որոշեք՝ որտեղ է պահվում ընթացիկ, հաստատված գրառումը։
Օրինակ՝
«Գործարկման օրվանից նոր պատվերները գրանցվում և թարմացվում են կառավարման համակարգում։ Նախկին աղյուսակը պահվում է որպես արխիվ՝ միայն դիտելու համար»։
Որոշ տվյալների համեմատական ստուգման համար կարող է անհրաժեշտ լինել ժամանակավոր զուգահեռ հաշվառում։ Այդ դեպքում նախապես սահմանեք դրա նպատակը, պատասխանատուին և ավարտի պայմանը։ Հաշվի առեք նաև լրացուցիչ աշխատանքի ծավալը։
Թիմը պետք է հստակ իմանա՝ տվյալների անհամապատասխանության դեպքում ով է ստուգում և հաստատում ճիշտ տարբերակը։
8. Նախապատրաստեք գործարկման օրը և խափանման տարբերակը
Գործարկման համար ընտրեք համեմատաբար հանգիստ ժամանակահատված։ Նախապես ստուգեք մուտքերը, օգտատերերի իրավունքները և աշխատանքի համար անհրաժեշտ սարքերն ու կապերը։
Հաստատեք նաև՝
- ով է հասանելի շտապ հարցերի համար,
- ինչպես են գրանցվում խնդիրները,
- որ խնդիրներն են պահանջում աշխատանքի ժամանակավոր դադարեցում,
- ինչպես է աշխատանքը շարունակվում, եթե համակարգը հասանելի չէ։
Օրինակ՝ ժամանակավոր անհասանելիության դեպքում կարելի է պատվերներն ընդունել նախապես պատրաստված ձևաթղթով։ Պետք է նշանակված լինի աշխատակից, որը վերականգնումից հետո կտեղափոխի այդ գրառումները և կստուգի՝ կրկնություններ չե՞ն առաջացել։
Եթե տվյալ գործընթացից կախված են վաճառքը, վճարումները կամ առաքումները, վերականգնման քայլերը քննարկեք մինչև մեկնարկը։
9. Առաջին շաբաթներին չափեք արդյունքը և ուղղեք խոչընդոտները
Գործարկումից հետո պարբերաբար հավաքեք թիմի դիտարկումները․ ո՞ր քայլն է շատ ժամանակ պահանջում, ի՞նչ տվյալ է պակասում, և ո՞ր գործողությունն է հաճախ սխալ կատարվում։
Արդյունքը գնահատեք սկզբում ընտրված խնդրի հիման վրա։ Օգտակար չափանիշներ կարող են լինել՝
- առանց պատասխանատուի կամ ժամկետի պատվերների քանակը,
- պատվերի կարգավիճակը գտնելու համար անհրաժեշտ ժամանակը,
- ուշացած պատվերների բաժինը,
- տվյալների ուղղումների և կրկնվող գրառումների քանակը,
- աշխատակիցների՝ օգնության կարիք ունեցող հիմնական գործողությունները։
Համեմատության համար նույն չափանիշները գրանցեք նաև ներդրումից առաջ։ Միայն համակարգ մուտք գործելու հաճախականությունը բավարար չէ հասկանալու՝ աշխատանքը բարելավվե՞լ է։
Եթե խնդիրը պահպանվում է, պարզեք պատճառը․ գուցե կարգավորումն է անհարմար, տվյալն է պակասում, աշխատակիցը լրացուցիչ ուսուցման կարիք ունի, կամ աշխատանքի կանոնը դեռ հստակ չէ։
Մինչ գործարկումը՝ ստուգեք այս ցանկը
- Առաջին փուլում լուծվող խնդիրը և ակնկալվող արդյունքը հստակ են։
- Աշխատանքային փուլերն ու պատասխանատուները համաձայնեցված են։
- Ներդրման պատասխանատուն նշանակված է։
- Տվյալները մաքրված, ստուգված և պատճենված են։
- Փորձարկվել են նաև փոփոխությունները, չեղարկումներն ու սխալների ուղղումը։
- Աշխատակիցները փորձել են իրենց հիմնական գործողությունները։
- Որոշված է՝ որտեղ է պահվում հաստատված տեղեկությունը։
- Խափանման դեպքում աշխատանքի շարունակման կարգը պատրաստ է։
- Սահմանված են արդյունքի գնահատման չափանիշները։
Կառավարման համակարգի ներդրումը հաջողվում է, երբ թիմը հասկանում է՝ ինչ է փոխվում իր աշխատանքում և ում օգնությամբ կարող է անցնել նոր ընթացքին։ Փոքր, ստուգված քայլերով անցումը թույլ է տալիս խնդիրները նկատել այն ժամանակ, երբ դրանք դեռ հեշտ է ուղղել։
Ձեր բիզնեսում որտեղի՞ց սկսել։ Ընտրեք մեկ գործընթաց, որի ընթացքում հաճախ կորում է տեղեկությունը կամ ուշանում է աշխատանքը։ Նկարագրեք դրա փուլերը, պատասխանատուներին և անհրաժեշտ տվյալները։ Այդ նկարագրությամբ կարող եք կապվել TMHub-ի թիմի հետ՝ քննարկելու ներդրման առաջին փուլի շրջանակը։
