Առավոտյան 09:00։ Հաշվապահը բացում է համակարգիչը, կողքին դնում սուրճը և պատրաստվում հերթական «հանգիստ» աշխատանքային օրվան։
09:05։ Բացվում է Excel-ը։
09:17։ Գտնվում է երեկվա ֆայլը։
09:18։ Պարզվում է՝ դա երեկվա չէ, այլ նախանցյալ օրվա ֆայլն է։
09:25։ Սկսվում է ֆայլերի որոնումը։
09:40։ Գտնվում է ճիշտ տարբերակը։
09:41։ Excel-ը հարցնում է․
«Do you want to recover this file?»
Հաշվապահը մի պահ լռում է։
Ու մտածում է․
«Իսկ դու որտե՞ղ էիր երեկ»։
Եթե այս իրավիճակը ծանոթ է, ուրեմն ժամանակն է խոսել հաշվապահության ավտոմատացման մասին։
Excel-ը վատ գործիք չէ։ Ընդհակառակը՝ այն շատ դեպքերում հիանալի օգնական է։
Բայց մի պահ գալիս է, երբ Excel-ի ֆայլերը սկսում են շատանալ ավելի արագ, քան ընկերության աշխատակիցների ծննդյան օրերը։
«Վերջնական.xlsx»
«Վերջնական_2.xlsx»
«Վերջնական_ճիշտ.xlsx»
«Վերջնական_ճիշտ_վերջին.xlsx»
«Վերջնական_ճիշտ_վերջին_իրական.xlsx»
Եվ վերջում արդեն ոչ ոք չգիտի՝ որն է իրական վերջնականը։
Այստեղ էլ սկսվում է հաշվապահական ծրագրի իրական արժեքը։
Հաշվապահը պետք է թվեր վերլուծի, ոչ թե թվեր փնտրի
Հաշվապահի աշխատանքը միայն թվեր մուտքագրելը չէ։
Նա պետք է հասկանա՝ ինչ է կատարվում բիզնեսում, որտեղ են ծախսերը, ինչ պարտավորություններ կան, ինչ եկամուտներ են ձևավորվել և ինչ ֆինանսական պատկեր ունի ընկերությունը։
Բայց եթե օրվա մեծ մասը ծախսվում է ֆայլեր գտնելու, տվյալներ կրկնակի մուտքագրելու կամ տարբեր աղյուսակներ իրար համեմատելու վրա, հաշվապահը վերածվում է ոչ թե ֆինանսական մասնագետի, այլ Excel-ի դետեկտիվի։
Իսկ բիզնեսին դետեկտիվից ավելի շատ պետք է վերահսկելի և հասկանալի հաշվապահություն։
Իսկ եթե ծրագիրը մի մասը անի քո փոխարեն՞
Հենց այստեղ է գալիս ավտոմատացումը։
Ժամանակակից հաշվապահական համակարգի գաղափարը պարզ է․ հնարավորինս քիչ ժամանակ ծախսել կրկնվող ձեռքի աշխատանքի վրա և ավելի շատ ժամանակ տրամադրել այն գործերին, որտեղ մարդու փորձն ու որոշումն իսկապես կարևոր են։
Օրինակ՝ հաշվապահական ծրագրի միջոցով կարելի է ավելի կազմակերպված ձևով վարել գործարքները, հետևել ֆինանսական տվյալներին, աշխատել փաստաթղթերի հետ և ստանալ անհրաժեշտ հաշվետվություններ։
Այսինքն՝ ծրագիրը չի փորձում դառնալ հաշվապահի թշնամին։
Ընդհակառակը՝ լավ ծրագիրը փորձում է լինել այն գործընկերը, որը չի ասում․
«Կներես, սա երեկվա ֆայլն էր»։
Ամենակարևոր հարցը՝ «Իսկ որտե՞ղ է այդ թիվը»
Յուրաքանչյուր հաշվապահ գոնե մեկ անգամ լսել է այս հարցը։
— Այս թիվը որտեղի՞ց է։
Եվ սկսվում է հետաքննությունը։
Ֆայլ 1։ Չկա։
Ֆայլ 2։ Կա, բայց ուրիշ թիվ է։
Ֆայլ 3։ Նույն անունն ունի, բայց ուրիշ ամսաթիվ։
Ֆայլ 4։ Գտնվեց, բայց վերջին փոփոխությունը պահպանված չէ։
Եվ այդ պահին հաշվապահը հասկանում է, որ իր աշխատանքային օրը վերածվել է Netflix-ի նոր սեզոնի։
«Թիվը որտեղից է եկել․ Season 3»։
Հաշվապահական համակարգի կարևոր առավելություններից մեկն էլ հենց տվյալների ավելի կազմակերպված և վերահսկելի պահպանումն է։ Երբ տեղեկատվությունը մեկ համակարգում է և գործընթացները կառուցված են հստակ, անհրաժեշտ տվյալը գտնելը դառնում է շատ ավելի պարզ։
Իսկ TMHUB-ը որտեղի՞ց է հայտնվում այս պատմության մեջ
TMHUB-ի գաղափարը հենց այն է, որ բիզնեսի առօրյա աշխատանքը հնարավորինս կազմակերպված և թվայնացված լինի։
Հաշվապահությունը բիզնեսի այն հատվածներից է, որտեղ փոքր սխալը երբեմն կարող է բերել մեծ գլխացավանքի։
Ուստի լավ համակարգը պետք է ոչ միայն օգնի հաշվապահին աշխատել, այլ նաև օգնի բիզնեսին տեսնել իր թվերը, վերահսկել գործընթացները և ավելի արագ կողմնորոշվել։
Ի վերջո, բիզնեսի սեփականատերը չպետք է ամեն անգամ զանգի հաշվապահին ու հարցնի․
— «Արա, իսկ մենք էս ամիս ո՞նց ենք»։
Ու հաշվապահը պատասխանի․
— «Մի րոպե, Excel-ը բացեմ»։
Ավտոմատացումը հաշվապահին չի փոխարինում
Սա կարևոր տարբերություն է։
Հաշվապահական ծրագիրը չի վերացնում հաշվապահի կարիքը։ Այն փոխում է նրա աշխատանքի բնույթը։
Ծրագիրը կարող է օգնել կատարել կրկնվող և տեխնիկական գործողությունները, իսկ հաշվապահը շարունակում է կատարել այն աշխատանքը, որի համար անհրաժեշտ է փորձ, գիտելիք և մասնագիտական դատողություն։
Պարզ ասած՝
ծրագիրը հաշվում է, համակարգում և հիշում, իսկ հաշվապահը՝ հասկանում և որոշում։
Եվ սա շատ ավելի արդյունավետ համագործակցություն է, քան հաշվապահը ամբողջ օրը համակարգչին հարցնելը․
«Դու հաստատ պահպանեցի՞ր»։
Ամփոփելով
Հաշվապահության թվայնացումը պարզապես թղթային փաստաթղթերը կամ Excel-ի աղյուսակները ծրագրով փոխարինելը չէ։ Այն առաջին հերթին բիզնեսի ֆինանսական գործընթացները ավելի արագ, համակարգված և վերահսկելի դարձնելու հնարավորություն է։
Ճիշտ հաշվապահական գործիքը կարող է նվազեցնել կրկնվող ձեռքի աշխատանքը, հեշտացնել տվյալների կառավարումը, արագացնել հաշվետվությունների պատրաստումը և նվազեցնել մարդկային սխալների հավանականությունը։ Իսկ դրա արդյունքում հաշվապահը կարող է ավելի քիչ ժամանակ հատկացնել տեխնիկական գործողություններին և ավելի շատ՝ ֆինանսական տվյալների վերլուծությանը ու բիզնեսի արդյունավետ կառավարմանը։
Այսօր, երբ բիզնեսները օրեցօր ավելի շատ տվյալներ են ստեղծում և կառավարում, հաշվապահական համակարգը պարզապես հարմար գործիք չէ․ այն դառնում է բիզնեսի ֆինանսական կառավարման կարևոր բաղադրիչ։
Ի վերջո, լավ հաշվապահությունը միայն ճիշտ թվեր ունենալու մասին չէ։ Կարևոր է նաև ճիշտ պահին ունենալ ճիշտ տեղեկատվություն և կարողանալ դրա հիման վրա ճիշտ որոշումներ կայացնել։
Իսկ հենց այստեղ է, որ տեխնոլոգիան և հաշվապահի մասնագիտական փորձը կարող են աշխատել միասին՝ բիզնեսը դարձնելով ավելի կազմակերպված, արդյունավետ և վերահսկելի։
TMHUB — որպեսզի հաշվապահը ավելի քիչ ժամանակ ծախսի թվերի հետևից վազելու, և ավելի շատ՝ դրանց իմաստը հասկանալու վրա։
