10 գործընթաց, որոնք յուրաքանչյուր բիզնես կարող է ավտոմատացնել

10 գործընթաց, որոնք յուրաքանչյուր բիզնես կարող է ավտոմատացնել

Այսօր բիզնեսի աճը միայն ավելի շատ աշխատակիցներ ընդունելու կամ ավելի շատ հաճախորդներ ներգրավելու մասին չէ։ Շատ դեպքերում ճիշտ բիզնեսի ավտոմատացումը կարող է նույն թիմին թույլ տալ աշխատել ավելի արագ, կազմակերպված և արդյունավետ։

Եթե ձեր աշխատակիցները ամեն օր կրկնում են նույն գործողությունները՝ տվյալներ են մուտքագրում Excel-ում, զանգահարում են հաճախորդներին, հիշեցնում են վճարումների մասին, փոխանցում են պատվերի տեղեկատվությունը տարբեր աշխատակիցների միջև կամ ձեռքով պատրաստում են հաշվետվություններ, ապա այդ գործընթացների մի մասը կարելի է ավտոմատացնել։

Այս հոդվածում կդիտարկենք 10 բիզնես գործընթաց, որոնք կարելի է ավտոմատացնել՝ օգտագործելով CRM համակարգ, թվային գործիքներ և ավտոմատացված աշխատանքային հոսքեր։

Ի՞նչ է բիզնեսի ավտոմատացումը

Բիզնեսի ավտոմատացումը կրկնվող և կանխատեսելի աշխատանքների իրականացումն է տեխնոլոգիական համակարգերի միջոցով՝ նվազեցնելով ձեռքով կատարվող գործողությունների անհրաժեշտությունը։

Պարզ օրինակ.

Փոխանակ աշխատակիցը ամեն անգամ ձեռքով գրանցի նոր հաճախորդի տվյալները, CRM համակարգը կարող է ավտոմատ կերպով ստեղծել հաճախորդի քարտը, պահպանել նրա կոնտակտային տվյալները և ստեղծել հաջորդ գործողության հիշեցում։

Այսպիսով՝ ավտոմատացումը չի նշանակում «աշխատակիցներին փոխարինել»։ Շատ դեպքերում դրա հիմնական նպատակը աշխատակիցներին ազատելն է կրկնվող աշխատանքից, որպեսզի նրանք ավելի շատ ժամանակ տրամադրեն հաճախորդներին և բիզնեսի զարգացմանը։

1. Հաճախորդների տվյալների կառավարում

Շատ փոքր և միջին բիզնեսներում հաճախորդների տվյալները տարածված են տարբեր վայրերում.

• Excel ֆայլերում
• Google Sheets-ում
• հեռախոսներում
• WhatsApp-ում
• Messenger-ում
• նոթատետրերում
• աշխատակիցների անձնական բազաներում։

Բիզնեսի աճի հետ այս մոտեցումը կարող է խնդիրներ ստեղծել։

CRM համակարգի միջոցով հաճախորդների կառավարումը թույլ է տալիս ստեղծել մեկ կենտրոնացված տվյալների բազա։

Յուրաքանչյուր հաճախորդի համար կարող եք պահպանել՝

• անունը և կոնտակտային տվյալները,
• նախորդ պատվերները,
• վաճառքի պատմությունը,
• հաղորդակցությունների պատմությունը,
• նշումները,
• հաջորդ գործողությունները,
• պատասխանատու աշխատակցին։

Արդյունքում աշխատակիցը չի ստիպված լինում փնտրել հաճախորդի տվյալները տարբեր ֆայլերում կամ չաթերում։

2. Նոր հաճախորդների գրանցում

Նոր հաճախորդի տվյալների ձեռքով մուտքագրումը պարզ գործընթաց է թվում, բայց երբ այն կրկնվում է օրական տասնյակ անգամ, կարող է զգալի ժամանակ խլել։

CRM ավտոմատացումը կարող է նոր դիմումից կամ կապի ձևից ստացված տվյալները ավտոմատ կերպով փոխանցել հաճախորդների բազա։

Օրինակ՝

Հաճախորդի դիմում → CRM → Հաճախորդի քարտ → Պատասխանատու աշխատակից → Հաջորդ գործողություն

Այս մոտեցումը նվազեցնում է նաև տվյալների մուտքագրման ժամանակ առաջացող մարդկային սխալները։

3. Վաճառքի գործընթացի կառավարում

Վաճառքի գործընթացը հաճախ բաղկացած է մի քանի փուլերից.

Նոր հաճախորդ → Կապ հաստատված → Առաջարկ ուղարկված → Բանակցություն → Պատվեր → Վաճառք

Եթե այս փուլերը կառավարվում են միայն հիշողությամբ կամ Excel-ի միջոցով, ղեկավարի համար դժվար է հասկանալ, թե իրականում ինչ է կատարվում վաճառքի բաժնում։

CRM համակարգը թույլ է տալիս տեսնել յուրաքանչյուր գործարքի ընթացիկ փուլը և պատասխանատու աշխատակցին։

Այսպիսի վաճառքի ավտոմատացումը օգնում է նաև հայտնաբերել այն գործարքները, որոնց հետ երկար ժամանակ ոչ մի գործողություն չի կատարվել։

4. Հաճախորդներին հիշեցումներ ուղարկելը

Հաճախորդի հետ կապ հաստատելը մեկ անգամ բավարար չէ։

Օրինակ՝ հաճախորդը կարող է ասել.

«Կմտածեմ և կպատասխանեմ հաջորդ շաբաթ»։

Եթե աշխատակիցը դա չգրանցի, հաճախորդը կարող է պարզապես մոռացվել։

CRM համակարգում կարելի է ստեղծել հաջորդ գործողության հիշեցում.

Հաճախորդ → Հաջորդ կապ → Ամսաթիվ → Պատասխանատու աշխատակից

Այսպիսով բիզնեսը չի կախված աշխատակցի հիշողությունից։

5. Պատվերների կառավարում

Հատկապես արտադրական և առևտրային բիզնեսներում պատվերը կարող է անցնել մի քանի փուլերով։

Օրինակ՝ կահույքի արտադրությունում.

Նոր պատվեր → Չափագրում → Հաստատում → Արտադրություն → Պատրաստ է → Առաքում → Տեղադրում → Ավարտված

Եթե պատվերի կարգավիճակը հնարավոր է տեսնել մեկ համակարգում, ղեկավարն ու աշխատակիցները կարող են արագ հասկանալ, թե յուրաքանչյուր պատվեր որ փուլում է։

Պատվերների կառավարումը CRM համակարգում նաև նվազեցնում է տեղեկատվության կորուստը տարբեր աշխատակիցների միջև։

6. Աշխատակիցների առաջադրանքների կառավարում

Բիզնեսում հաճախ առաջադրանքները փոխանցվում են բանավոր.

«Այս հաճախորդին զանգիր»։

«Այս պատվերը փոխանցիր արտադրություն»։

«Վաղը հիշեցրու հաճախորդին»։

Խնդիրն այն է, որ նման առաջադրանքները կարող են մոռացվել։

Ավտոմատացված համակարգում կարելի է յուրաքանչյուր առաջադրանք կապել կոնկրետ աշխատակցի, հաճախորդի կամ պատվերի հետ։

Օրինակ՝

Պատվեր #1024 → Առաքում → Պատասխանատու՝ Արամ → Վերջնաժամկետ՝ սեպտեմբերի 30

Այս մոտեցումը բարձրացնում է աշխատակիցների արդյունավետությունը և գործընթացների վերահսկելիությունը։

7. Պահեստի և ապրանքների մնացորդների վերահսկում

Ապրանքների մնացորդների ձեռքով վերահսկումը կարող է ժամանակատար լինել, հատկապես այն բիզնեսներում, որտեղ ապրանքների քանակը մեծ է։

Համակարգը կարող է օգնել հետևել՝

• ապրանքի մուտքին,
• վաճառքին,
• պահեստի մնացորդին,
• ապրանքի տեղափոխությանը,
• վերադարձներին,
• նվազագույն մնացորդին։

Օրինակ՝ եթե ապրանքի քանակը հասնում է սահմանված նվազագույն մակարդակին, համակարգը կարող է ցուցադրել համապատասխան ծանուցում։

Այսպիսի պահեստի ավտոմատացումը օգնում է նվազեցնել ինչպես ապրանքի պակասի, այնպես էլ ավելորդ պաշարների ռիսկը։

8. Հաշվետվությունների պատրաստում

Ղեկավարը պետք է կարողանա արագ պատասխանել մի քանի կարևոր հարցի.

• Որքա՞ն ենք վաճառել այս ամիս։
• Քանի՞ նոր հաճախորդ ենք ունեցել։
• Ո՞ր ապրանքներն են ամենաշատը վաճառվել։
• Ո՞ր աշխատակիցն է կատարել ամենաշատ վաճառքը։
• Քանի՞ պատվեր է ընթացքի մեջ։
• Քանի՞ հաճախորդի հետ պետք է կապ հաստատել։

Եթե այս տվյալները հավաքվում են ձեռքով, հաշվետվության պատրաստումը կարող է երկար ժամանակ պահանջել։

CRM հաշվետվությունները և dashboard-ները կարող են այս տեղեկատվությունը ներկայացնել մեկ վայրում՝ ավելի արագ որոշումներ կայացնելու համար։

9. Հաճախորդների վերադարձ և կրկնակի վաճառք

Նոր հաճախորդ գտնելը հաճախ ավելի դժվար է, քան գոյություն ունեցող հաճախորդի հետ կրկին աշխատելը։

Օրինակ՝ հաճախորդը պատվիրել է ապրանք, բայց դրանից հետո երկար ժամանակ չի վերադարձել։

CRM համակարգը կարող է օգնել ստեղծել հիշեցումներ և գործողությունների պլաններ՝ նախկին հաճախորդների հետ կրկին կապ հաստատելու համար։

Օրինակ՝

Գնում → 30 օր → Հիշեցում → Հաճախորդի հետ կապ → Նոր առաջարկ

Այս մեխանիզմը կարող է օգտագործվել հաճախորդների պահպանման և կրկնակի վաճառքի գործընթացներում։

10. Բիզնեսի ընդհանուր վերահսկում

Ամենակարևոր ավտոմատացումը հաճախ ոչ թե մեկ առանձին գործընթացն է, այլ ամբողջ բիզնեսի տվյալների միավորումը։

Պատկերացրեք, որ մեկ համակարգում կարող եք տեսնել.

Հաճախորդներ + Վաճառք + Պատվերներ + Աշխատակիցներ + Պահեստ + Առաջադրանքներ + Հաշվետվություններ

Այդ դեպքում բիզնեսի ղեկավարը ստիպված չէ տարբեր աշխատակիցներից կամ տարբեր ֆայլերից տեղեկատվություն հավաքել։

Ամբողջ գործընթացը դառնում է ավելի թափանցիկ և վերահսկելի։

Ո՞ր գործընթացներից սկսել բիզնեսի ավտոմատացումը

Պետք չէ փորձել միանգամից ավտոմատացնել ամեն ինչ։

Սկսեք այն գործընթացներից, որոնք.

• ամեն օր կրկնվում են,
• շատ ժամանակ են խլում,
• հաճախ առաջացնում են մարդկային սխալներ,
• պահանջում են բազմաթիվ աշխատակիցների մասնակցություն,
• դժվար է վերահսկել,
• անմիջականորեն ազդում են վաճառքի կամ հաճախորդների սպասարկման վրա։

Օրինակ՝ փոքր բիզնեսի համար կարելի է սկսել հետևյալից.

1. Հաճախորդների կառավարում

↓

2. Վաճառքի կառավարում

↓

3. Պատվերների կառավարում

↓

4. Առաջադրանքների կառավարում

↓

5. Հաշվետվությունների ավտոմատացում

Այնուհետև արդեն կարելի է ավելացնել պահեստի կառավարում, աշխատակիցների KPI-ներ, ավտոմատ ծանուցումներ և այլ գործիքներ։

CRM-ը՝ բիզնեսի ավտոմատացման հիմքում

CRM համակարգը միայն հաճախորդների անուններն ու հեռախոսահամարները պահելու գործիք չէ։

Ճիշտ կառուցված CRM-ը կարող է դառնալ բիզնեսի հիմնական աշխատանքային հարթակը, որտեղ միավորվում են հաճախորդները, վաճառքները, պատվերները, առաջադրանքները և հաշվետվությունները։

Այդ պատճառով բիզնեսի թվայնացման գործընթացը հաճախ սկսվում է CRM-ի ներդրումից։

Եթե ձեր բիզնեսը դեռ աշխատում է բազմաթիվ Excel ֆայլերով, թղթային գրառումներով և տարբեր չաթերում պահվող տեղեկատվությամբ, հնարավոր է՝ արդեն ժամանակն է մտածել գործընթացների ավտոմատացման մասին։

Եզրակացություն

Բիզնեսի ավտոմատացումը պարտադիր չէ, որ նշանակի բարդ և թանկ տեխնոլոգիական համակարգ։

Շատ դեպքերում կարելի է սկսել փոքր քայլերից՝ հաճախորդների տվյալների կենտրոնացումից, վաճառքի գործընթացի կառավարումից, պատվերների վերահսկումից և աշխատակիցների առաջադրանքների կազմակերպումից։

Ճիշտ ավտոմատացումը թույլ է տալիս բիզնեսին ավելի քիչ ժամանակ ծախսել կրկնվող աշխատանքի վրա և ավելի շատ ուշադրություն դարձնել այն ամենին, ինչ իրականում կարևոր է՝ հաճախորդներին, վաճառքին և բիզնեսի աճին։

TMhub-ը ստեղծված է բիզնեսի ամենօրյա գործընթացները մեկ համակարգում կառավարելու և ավտոմատացնելու համար։